会議を効率化し生産性を上げるための７つのルール

　「資金の投資と同じように慎重に時間を投資せよ」と「企業の生産性能力が低い理由は、無駄なコミュニケーションが多すぎる件」に書いた。特に、会議の開催コストが減ったため、無駄な会議が増えてることを説明した。

　ではどのように、効率化し組織の生産性を上げればよいのだろうか。その時の７つのルールを「TIME TALENT ENERGY 組織の生産性を最大化するマネージメント」から紹介したい。

会議の生産性を上げるための７つのルール

　まず、そもそも会議という手段が適切かどうかを考えよう。皆の時間を合わせて、集まってまで話し合うべき内容なのであろうか。それはメールでは済まないのであろうか。そのようなことを考えながら、開催する会議が他の手法に比べて効率的であるかどうかの観点から考え直そう。

　議論する内容は、明確に絞り込んでおくべきだ。話があちこちに発散してしまうと、決めるべきことも決まらず、時間を浪費してしまっている。抽象度の高い大きな議題に関しても、できるだけ小さな粒度にしておこう。

　会議時間は短いほど良い。時間を長めに取ってしまうと、その長い時間で議題を終わらせればいいと思ってしまうからだ（パーキンソンの法則）。必要最低限の時間で会議を設定しよう。

　何を話し合うのかわからないまま会議をしてはいけない。できるだけアジェンダや議論したい内容を先にまとめておき、皆に周知しておくべきだ。議論する内容が明確になっており、情報が出揃っといたほうがみんなの時間は無駄にはならないだろう。

　会議は健全であらなければいけない。誰かの意見を聞かなかったり、議論が一方通行になってはいけない。また、根回しが終わった状態での八百長的な会議は時間の無駄だ。

　会議時間が1時間あるからといって1時間全て使う必要はない。必要なアジェンダが終われば、会議は終了したほうがよい。時間は大切なのだ。よもやま話をしている場合ではない。

　「7の法則」という意思決定の法則がある。

出席者が7人を超えると、1人増えるたびに、実行可能な優れた判断を素早く下す可能性が10%低下する。ということは、16人とか17になると、意思決定の効果はゼロに近い。

　できるだけ会議に参加する人は少ないほうがよい。Amazonのジェフベゾスは、チームサイズをピザ2枚（１２人ぐらいまで？）としているのは有名な話だ。これは「7の法則」にかなったチームサイズであろう。イノベーションを起こす企業は徹底しているのだ。

　日本の企業は会議の時間を適当に使い過ぎだ。アジェンダや目的意識のない会議が散見される。また多いのは、必要のない人がなんとなく参加していることであろう。出来る限り会議人数を最小限に減らし、会議の意思決定力を上げに生産性を高めよう。